Les impayés concernent de nombreux professionnels de santé libéraux : infirmiers, kinés, médecins, psychologues.
Un seul retard peut fragiliser une trésorerie, surtout lorsque les charges (loyer, carburant, URSSAF, matériel) tombent automatiquement.

Parce que les libéraux gèrent à la fois les soins, l’administratif et la facturation, ils sont en première ligne face aux retards de règlement.
Pour éviter les tensions, les relances répétées et la perte de temps, il est nécessaire d’instaurer un cadre clair avant, pendant et après la prestation.

Clarifier les règles dès le départ pour éviter les malentendus

Les impayés naissent souvent d’un manque d’explications au début de l’accompagnement.
Les patients et familles ne connaissent pas toujours les obligations liées aux soins, aux démarches, aux franchises, aux réglementations ou aux dépassements éventuels.

Ce qu’il faut préciser dès le départ :
– les modalités de règlement,
– les remboursements possibles,
– les documents nécessaires,
– les délais,
– les frais annexes (déplacements, actes non remboursés),
– les engagements du patient.

Un cadre clair réduit fortement les litiges.

Formaliser systématiquement : ordonnance, devis, accord écrit

Même si le soin semble “simple”, un écrit protège le professionnel.

Documents utiles :
– une ordonnance à jour,
– un devis pour les actes non remboursés ou les consultations spécifiques,
– un accord écrit pour les forfaits, programmes ou accompagnements.

Dans certains métiers (psychologues notamment), un devis et un consentement éclairé évitent les discussions après coup.

Un écrit encourage également le patient à se sentir engagé.

Vérifier les droits en amont pour éviter les blocages de facturation

Pour les professionnels travaillant avec des remboursements, vérifier les droits évite de se retrouver avec une facture impossible à transmettre.

Bonnes pratiques :
– vérifier la validité de la carte Vitale,
– contrôler l’accord mutuelle lorsque nécessaire,
– demander les documents manquants avant de débuter,
– informer le patient lorsque certains actes ne sont pas pris en charge.

Une vérification simple évite les impayés “techniques”.

Proposer des moyens de paiement simples et immédiats

Plus un patient peut payer facilement, plus le règlement est rapide.

Solutions utiles :
– virement,
– paiement carte via lien sécurisé (Stripe, Lydia Pro),
– paiement par terminal mobile,
– règlement immédiat après l’acte pour les consultations psychologiques ou paramédicales non prises en charge.

Supprimer la friction du paiement limite les retards.

Facturer sans attendre pour éviter les décalages

Un soin effectué doit être facturé rapidement.
Les retards de facturation se transforment en retards de paiement.

Recommandation :
– facturer dans les 24 à 72 heures,
– envoyer la facture ou le lien de paiement immédiatement,
– automatiser si possible (logiciel de facturation, télétransmission).

Un système fluide donne l’image d’une organisation professionnelle.

Relancer avec méthode et professionnalisme

Relancer n’est pas un acte agressif ; c’est une procédure normale.
Le ton doit rester calme, clair, ferme et respectueux.

Schéma simple et efficace :
– 1ère relance : dès le lendemain de la date prévue,
– 2e relance : J+7,
– 3e relance : J+15 avec rappel formel,
– courrier recommandé en dernier recours.

Un modèle de relance professionnel évite les tensions.

Identifier les situations à risque

Certains signaux doivent alerter dès le début :
– documents manquants ou invalides,
– refus de communiquer certaines informations,
– reports fréquents,
– retards dans la transmission des pièces,
– mauvaise compréhension du cadre.

Dans ces cas, il faut instaurer un cadre strict et éviter d’avancer des frais.

Utiliser les recours disponibles si nécessaire

Lorsque la relance ne suffit pas :
– mise en demeure,
– médiation,
– procédure simplifiée de recouvrement (injonction de payer),
– accompagnement d’une protection juridique.

Ces démarches permettent souvent de récupérer les sommes dues, sans procédure lourde.

Conclusion

Limiter les impayés ne repose pas sur des outils complexes mais sur une organisation claire, des règles expliquées dès le départ et une communication professionnelle.
Avec ces méthodes simples, les soignants libéraux sécurisent leurs revenus, gagnent du temps et évitent les situations inconfortables.